CONSOLIDACION DE DATOS

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.

Utilizar fórmulas 3D

Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar fórmulas para combinar datosEn el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes en tres hojas de cálculo distintas.

Agregar datos a una consolidación con referencias 3DCuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.

Consolidar por posición

Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Consolidar por categorías

Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Cómo consolidar datosPuede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación. Este método es similar al de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categorías.

Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en fórmulas, por posición o por categoría.

Fórmulas: Puede utilizar referencias 3D en fórmulas para cualquier tipo o distribución de datos. Es el método recomendado.
Posición    Si va a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posición.
Categoría: Si tiene varios rangos con diseños diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos coincidentes, puede consolidar por categoría.

Siga uno de estos procedimientos

Consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas

1. En la hoja de cálculo de consolidación, copie o introduzca los rótulos que desee para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Introduzca una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de cálculo que contenga los datos que se desea consolidar. Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de cálculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podría escribir =SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar están en celdas diferentes de hojas de cálculo distintas, escriba una fórmula como esta: =SUMA(Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

Consolidar por posición o categoríaConfigure los datos que va a consolidar. ¿Cómo?

Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.

• Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.

Si realiza la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño. Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de que los rótulos de las columnas o filas que desea combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.

• Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el menú Insertar, haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango.

Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados.

En el menú Datos, haga clic en Consolidar.

En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.

Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.

Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde deseará incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en. Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

Consolidación de datos con Tablas Dinámicas (Pivot Tables).

domingo, abril 02, 2006

En anteriores entradas ya he tratado el tema de consolidación de datos en Excel:

1 – Consolidar Datos con Excel

2 – Consolidar datos con Subtotales

3 - Comparar listas con consolidación de datos

Otro método de consolidar datos en Excel es usando tablas dinámicas (pivot tables).

Consideremos el siguiente ejemplo (para descargar el archivo con el ejemplo apretar aquí). Tenemos un cuaderno Excel con una hoja por cada agente de ventas. En cada una de estas hojas anotamos las ventas por mes y por producto de cada agente.

Para consolidar las ventas de todos los agentes (en nuestro caso habrá sólo dos) en una sola hoja de cálculo usando tablas dinámicas, procedemos de la siguiente manera:

1 – Abrimos una hoja en blanco (en nuestro ejemplo será "consolidado") y activamos el menú Datos--->Informe de Gráficos y Tablas Dinámicos. En el diálogo que se abre elegimos la opción "rangos de consolidación múltiples"

2 – En el siguiente paso debemos instruir a Excel cuantos campos de página queremos. Para nuestro ejemplo elegimos "crear un solo campo de página"

3 – En el tercer paso debemos informar a Excel dónde se encuentran los rangos que contienen los datos. Hacemos esto apunto a los rangos en las hojas adecuadas (agente1 y agente2) y apretando el botón "agregar"

4 – Finalmente debemos decirle a Excel dónde ubicar la tabla dinámica (que consolida los datos)- En nuestro ejemplo la ubicamos en la celda A6

Apretamos "finalizar" y obtenemos la tabla dinámica.

Esta tabla muestra los totales para cada producto y por cada mes de todos los agentes de ventas. Si queremos ver los datos de un agente en particular apretamos el botón "Página 1" y elegimos entre "elemento 1" (agente 1) y "elemento 2" (agente 2).

Dado que los encabezamientos de las columnas tienen un formato de fecha, podemos agrupar los datos en trimestres en forma automática. Para hacer esto damos los siguientes pasos:

1 – Hacemos clic con el botón derecho del mouse en el encabezamiento del campo "columna", y apretamos "agrupar"

2 – Seleccionamos "trimestres" y cancelamos la selección de "meses" (con un clic del mouse).

3 – Apretamos "aceptar" y la tabla se convierte en un reporte trimestral

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 REFLEXION :

la consolidasion de datos  nos ayuda  a  poder poner en orden  listas costos etc  por ejemplo si tenemos  un lista de  vendedores y productros esto nos ayuda aconoser  cuantos productos hay o llevar acabo  la rcopilasion presisa de cada persona esto es muy bueno ya que asi podemos tener un control presiso  de  cada mobiento o paso k  sede  esto o  para conocer el total  lo aremos la opsion auto suma  ..

 

SUBTOTALES EN EXCEL

Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exteriores

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

 Columna cuyos subtotales se desea calcular

Subtotales

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.

Nota  Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales

Sugerencia

Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

1. Subtotales exteriores
2. Subtotales anidados

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte. ¿Cómo?
   Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.
   
   1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
   2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
   3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
   4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Inserte los subtotales exteriores. ¿Cómo?
   
   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
   3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
   4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
   5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
   6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
4. Inserte los subtotales anidados. ¿Cómo?
   
   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
   3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
   4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

Insertar una fila total en una lista

1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.
2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.

REFLEXION: excel puede  crear  listas  o  graficas de los suptotales   esto quiere decir que los suptotales  son  cantidades  que  nos ayudan atener  un costo de algua cantidad eso para el caso del total  y para el suptotal es para tener  un aprox de la cantidad sin tomar en cuenta  otros factores  del total  es muy interesante   ya que  nos ayuda atener  un control aserca de nustros movimientos .

Tablas Dinámicas con Excel

Las tablas dinamicas son las grandes desconocidas dentro de excel. Muchos usuarios, incluso usuarios avanzados, desconocen su uso y su increíble potencialidad. Podría decirse, sin exagerar que las tablas dinámicas son las herramientas más potentes de excel.

Una tabla dinámica nos permite realizar síntesis de los datos de que disponemos para poder analizarlos. De hecho en muchas empresas se malgastan recursos para obtener unos resultados que tienen muy a mano sabiendo utilizar las tablas dinamicas.

Para ir conociendo en profundidad la enorme potencia de las tablas dinámicas, vamos a ver un sencillo ejercicio. Poco a poco ya lo iremos complicando.

Partiremos de la siguiente tabla con los datos de una serie de conferenciantes, con las distintas ciudades, sueldo percibido y horas trabajadas.

En esta tabla están los datos que necesitamos para responder a las siguientes preguntas:

¿Cuantas conferencias se han dado en Madrid?, ¿Cuanto ha ganado Nadia Vidal y Cristina Garcia? ¿Cual es el numero de horas que Nadia Vidal ha dado en Barcelona? ¿Cual es el sueldo promedio de cada conferenciante? ¿ Y el sueldo medio por ciuidad? Y así, con este tipo de preguntas podíamos seguir y seguir.

Puede hallarse la solución sin emplear tablas dinámicas que, como ya hemos dicho, es la solución que emplean en muchas empresas, pero es muy complicada, laboriosa y, sobre todo, de un sólo uso, esto es, podemos diseñar complicadas fórmulas empleando funciones lógicas, por ejemplo, pero sólo valdrán para el caso concreto que estoy usando. Por contra, la solución mediante tablas dinámicas, como su propio nombre indica, es eso dinámica, con apenas unos cambios que tardamos 10 segundos en hacer podremos responder a varias preguntas disitintas.

Vamos a responder una a una a cada una de las preguntas que hemos hecho utilizando tablas dinámicas.

1) ¿Cuantas conferencias se han dado en Madrid?

Lo primero que haremos será, ahora y siempre,seleccionar el rango de datos que queremos usar para la tabla dinamica. En este caso sería el rango A1:D15. Es buena práctica seleccionar las columnas completas A, B, C y D, pulsando [CTRL] + el botoncito de su rótulo, para que, en el caso que la tabla se agrande, tenga más valores, las tablas dinámicas siguan valiéndonos.

Una vez seleccionado el rango, en nuestro caso, las columnas A, B, C y D. Nos vamos al menú Insetar, opción Tabla dinámica.

En principio, dejaremos las opciones que hay seleccionadas: dos para el rango de datos, que ya hemos seleccionado previamente, y otras dos para la ubicación de la tabla dinámica, que por defecto es en una nueva hoja.

Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones y menús para generar nuestra tabla dinámica.

Elegiremos el campo delegación (la columna de las ciudades) y, para saber cuantas conferencias ha habido, cualquier otro campo, ya que dependerá de la función que le asignemos, nosotros hemos elegido el campo ponente.

Arrastramos el campo Delegación al área Etiqueta de la Fila y el campo Ponente al área Valores.

 Vemos que en el área Valores, pone Cuenta de Ponentes, en un desplegable (marcado en rojo en la imagen). 

En este caso lo dejaremos como está porque lo que queremos es que cuente el número de ponentes, pero ahí podríamos elegir otras funciones como la función SUMA, PROMEDIO, etc.

Llegados a este punto se nos ha generado la siguiente tabla dinámica:

En la que se ve el número de conferencias por cada ciudad y el total.

Como quiera que en el ejercicio nos piden sólo las de Madrid, elegiríamos Madrid del deplegable rotulado como Etiquetas de Fila.

El resultado es una tabla similar a la anterior, pero en la que sólo aparece el dato de Madrid:

De este modo, en un instante podemos obtener la información por las localidades que queramos.

En este ejemplo, hemos visto claramente porque se llaman tablas dinámicas, porque son tablas que se modifican muy fácilmente en función de lo que nos intere

REFLEXION:

las tablas dinamicas  son  una  delas mejores funciones de excel   por no decir  que es la mejor ya que nos permite ordear  y agrupardatos  de siertas cosas  las cuales nos prmiten tener un ordeny ciontrol de las cosas  pienso que  es  muy  pero muy  indispensbles .

LISTAS, ORDENAMIENTOS y FILTRO

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.

Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

 Nota   No puede crear una lista en un libro compartido. Si desea crear una lista, primero debe dejar de compartir el libro.

Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos de creación en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver los datos actualizados.

Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos visuales diseñados para mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la lista.

Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.

El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas que la forman.

La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila, se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.

Puede agregar una fila Total (fila de total: fila especial de una lista que proporciona una selección de funciones de agregado que son útiles para trabajar con datos numéricos.) a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará disponible una lista desplegable de funciones agregadas.

Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior del borde de la lista.

Las ventajas de las listas

• Ordenar y filtrar listas    Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
• Garantizar la integridad de los datos     En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
• Aplicar formato a objetos de lista     Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.
• Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services     Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint. 
•  

REFLEXION:

el crear listas  nos ayuda atener un control de  algun dnegosio  ,escuela o etc  y  el filtoros  nos  facilita  para encontrar alguna persona  por  nombre apellidos  o  por califcasion  es muy  importante.

FUNCIONES DE EXCEL

Las funciones internas disponibles en el Excel permiten la realización automática de diversos cálculos y operaciones extremadamente útiles, que completan todo el poder del aplicativo de la planilla. Todas las funciones internas del Excel poseen el siguiente formato general.

Nombre_de_la_Función(X_1; X_2,....; X_n)

Nombre_de_la_Función es un nombre abreviado que identifica a la función.

(X_1; X_2,....; X_n) son los argumentos de la función (valores, expresiones, direcciones de celdas y nombres de rangos) sobre los cuales la función va a operar y proveer un resultado.

El separador de argumentos es definido en la opción Separador de lista en la caja de diálogo de Inicio, Panel de control, Configuración regional. Utilice el separador Punto y coma (;), pues la coma será utilizada como separador decimal. Sin embargo, esta última definición también puede ser alterada por la opción en este mismo cuadro de diálogo.

Una función puede ser colocada directamente en una celda, precedida por la señal de igual (=), para que en ella sea provisto el resultado, o puede ser parte de una fórmula. Por ejemplo:

=SUMA(B4:B40)/2+RAIZ(D30)

Las funciones internas del Excel deben ser utilizadas principalmente en la Planilla de Cálculo para completar las fórmulas en ella definidas, pero también pueden ser utilizadas en la Base de Datos, para realizar cálculos y operaciones sobre los valores almacenados en los archivos de Datos.

El Excel para Windows posee un conjunto amplio de funciones internas, cuya forma de utilización y resultados son resumidamente descriptas a continuación:

ABS(valor)

Provee el valor absoluto de un argumento numérico.

=ABS(-1) resulta 1

=ABS(COS(B2)) resulta el valor absoluto del coseno del valor de la celda B2

ACOS(valor)

Provee el arco cuyo coseno es el valor. O argumento valor varía de 1 a -1.

=ACOS(-0,5) resulta 2?/3 radianes = 2,094

=ACOS(-0,5)*180/PI() resulta 120 grados

AHORA()

Provee un valor numérico que puede ser formateado para ser fecha u hora actual.

Si la fecha es 24/3/93 y el horario es 23:45:40, entonces.

=AHORA() resulta 34052,99

Si formateamos la celda donde está =AHORA, como fecha tendremos 24/03/93.

Si formateamos la celda donde está =AHORA, como horario tendremos 23:45:40.

EL valor de la función AHORA() será actualizado cuando una celda fuera completada o alterada.

ALEATORIO()

Provee un valor aleatorio entre 0 (inclusive) y 1 (exclusive). A función ALEATORIO()

Provee un valor siempre que ocurre un recálculo en la planilla. Por eso, si una simulación estuviera siempre ejecutada, active el recálculo manual.

=ALEATORIO()*9+1 resulta un número aleatorio entre 1 e 10 (exclusive)

=ENTEIO(ALEATORIO()*100) resulta un número aleatorio entre 0 e 99

AÑO(fecha)

Retorna el año correspondiente a la fecha. El año es provisto como un entero del intervalo 1900-2078.

=AÑO("7/5/90") resulta 1990

REDONDEAR(x; y)

Provee el resultado del argumento x con redondeo en la y - ésima posición decimal o en -y-ésimo algoritmo entero; y varia de 14 a -14.

=REDONDEAR(2,15;1) resulta 2,2

=REDONDEAR(2,149;1) resulta 2,1

=REDONDEAR(-1,457;2) resulta -1,48

=REDONDEAR(891;-2) resulta 900

ASENO(valor)

Provee el arco cuyo seno es el valor. El argumento valor varia de 1 a -1.

=ASENO(-0,5) resulta -?/6 radianes=-0,524

=ASENO(-0,5)*180/PI() resulta -30 grados

ATAN(valor)

Provee el arco cuya tangente es el valor.

=ATAN(1) resulta ?/4 radianes=0,785

=ATAN(1)*180/PI() resulta 45 grados

ATAN2(x; y)

Provee o ángulo en radianes del punto descripto por las coordenadas (x, y).

Si x es	Si y es	ATAN(x;y) resulta
Positivo	Positivo	entre 0 y p/2
Negativo	Positivo	entre p/2 y p
Negativo	Negativo	entre -p y -p/2
positivo	Negativo	entre -p/2 y 0

=ATAN2(1;1) resulta p/4 radianes=0,785

=ATAN2(-1;-1) resulta -3p/4 radianes=-2,356

=ATAN2(-1,-1)*180/PI() resulta -135 grados

COLUMNAS(referencia)

Provee el número de columnas de celdas reverenciadas en el argumento.

=COLUMNAS(B3:E12) resulta 4

CONTAR(X₁ ; X₂ ; ...; X_n )

Cuenta el número de celdas no vacías de los rangos especificados. Las celdas con un valor numérico, fórmula, texto, ERRO e #N/A también son contabilizadas.

Suponga que la celda A1 contenga el valor 5, la celda A2 esté vacía y la celda A3 contenga el texto "Brasil".

=CONTAR(A1;A2) resulta 1

=CONTAR(A1:A3) resulta 2

COS(radianes)

Provee el coseno de un ángulo en radianes.

=COS(1,047) resulta 0,5

=COS(60*PI()/180) resulta 0,5

FECHA(año; mes; día)

Provee un número entre 1 (1º de enero de 1900) e 65.380 (31 de diciembre de 2078) que representa una fecha. Utilice la opción <Formato><Fehca/Hora> para dar formato fecha. El año puede variar de 0 (1900) a 179 (2079).

=FECHA(93; 3; 23) resulta 23/03/93

Si B15 contiene el valor 12 e B16 o valor 25, entonces:

=FECHA(93; B15; B16-2) resulta 23/12/93

DESVESTA(X₁ ;X₂ ; ...;X_n )

Calcula el desvío - estándar de la población de los valores referenciados por los rangos X₁a X_n.

Desvío- estándar es una medida estadística de la dispersión de los valores en torno de la media.

Celdas referenciadas aisladamente (A1, B12 etc.) son siempre contabilizadas en el cálculo, así estén vacías.

=DESVESTA(10; 10; 10) resulta 0

= DESVESTA (1; 2; 3) equivale a RAIZ(VAR(1; 2; 3)) o, aún:

{[(1-2)^2+(2-2)^2+(3-2)^2]/3}^(1/2) que resulta 0,8165

=DESVESTA(SUMA(Rango1); C23:E30; Enero) resulta del desvío - Estándar del resultado de cada argumento.

DIA(fecha)

Provee el día del mes de determinada fecha.

=DIA("12/03/93") resulta 12

=DIA(FECHA(93; 3; 13)) resulta 13

ESNOD(X)

Provee el valor 1 si el argumento x provee el valor #N/A (valor no disponible) y 0 en caso contrario.

Si A1 contiene el valor #N/A, entonces:

=ESNOD(A1) resulta VERDADERO

=ESNOD(SI(ESNOD(A1);0;1)) resulta FALSO

=SI(ESNOD(A1);10;20) resulta 10

ESERR(X)

Provee el valor VERDADERO si el argumento x provee cualquier valor de error (#N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NÚM!, #NOME? o #NULO!) y FALSO en caso contrario.

=ESERR(1/0) resulta VERDADERO

=ESERR(1/2) resulta FALSO

Si A1 contiene cualquier valor de error, entonces:

=SI(ESERR(A1);10;20) resulta 10

ELEGIR(X; X₀ ; X₁ ; ...; X_n-1 )

El argumento X pode ser un número entero que varía de 0 a n. Si X asume el valor i, entonces la función devuelve la i-enésima opción entre los argumentos X₀a X_n-1.

Si la celda A1 contiene el valor 4, entonces:

=ELEGIR(A1-2; 100; 200; 300) resulta 200

=ELEGIR(Valor; A4-1;SUMA(Total)/25)

EXP(x)

Provee el número e elevado a x: EXP(x) = e x .

=EXP(1) resulta 2,78... (número e)

=EXP(LOG(12)) resulta 12

FALSO()

Provee el valor 0 (cero). Utilice esta función para tornar las fórmulas mas legibles.

Si A1 contiene el valor 10, entonces:

=SI(A1=0;VERDADE();FALSO()) resulta FALSO

HORA(horario)

Provee el valor de la hora de determinado horario.

=HORA("22:38") resulta 22

Si D12 contiene un horario 15:30, entonces:

=HORA(D12) resulta 15

INDICE(RNAGO;FILA;COLUMNA)

Provee el valor de la intersección de la columna con la fila de determinado rango de celdas.

Si A1 contiene el valor 1, B1 contiene el valor 2, A2 contiene el valor 3, B2 contiene el valor 4, A3 contiene el valor 5, B3 contiene el valor 6.

=INDICE(A1:B3;3;2) resulta 6

REDONDEAR(Número;Número_decimales)

Redondea un número al número de decimales específicos.

=REDONDEAR(9,5;0) resulta 10.

=REDONDEAR.MENOS(8,9;0) resulta 8.

=REDONDEAR.MAS(8,9;0) resulta 9.

FILAS(MATRIZ)

Provee el número de filas del rango de celdas referenciadas.

=FILAS(B3:E12) resulta 10

LN(NÚMERO)

Provee el logaritmo del valor del argumento en base e.

ln(x)=log e (x)=log 10 (x)/log 10 (e)

=LN(2,7182818) resulta 1

=LN(EXP(12)) resulta 12

=LN(3)/LN(10) equivale a LOG(3), que resulta 0,47712

LOG10(número)

Provee el logaritmo del valor del argumento en base 10.

log(x)=log

=LOG10(10) resulta 1

=LOG10(1000) resulta 3

=LOG10(3)/LOG10(8) equivale a log 8 (3), que resulta 0,52832

MAX (X₁ ;X₂ ; ...;X_n )

Provee el mayor valor encontrado en las celdas referenciadas por los argumentos X₁ a X_n.

=MAX(1; 2; 4; 5; -3; 7; 6; 12; 10) resulta 12

PROMEDIO(X₁ ;X₂ ; ...;X_n )

Calcula el promedio de los valor

es de los argumentos. Los argumentos pueden ser: valores numéricos, direcciones de celdas, Rangos de celdas, Nombre de rangos, fórmulas. Celdas que contengan texto, valores lógicos o vacías serán ignoradas en el cálculo.

=PROMEDIO(12; 3,5; 200)

=PROMEDIO(H9; A3:B5; 24,13; Total)

=PROMEDIO(A1; A2; A3; A4)

=RPOMEDIO(A1:A4)

MINIMO(X₁ ;X₂ ; ...;X_n )

Provee el menor valor encontrado en las celdas referenciadas por los argumentos X₁ a X_n .

=MIN(1; 2; 4; 5; -3; 7; 6; 12; 10) resulta

MINUTO(horario)

Provee los minutos de determinado horario.

=MINUTO("2:38")resulta 38

Si D12 contiene un horario 15:30, entonces:

=MINUTO(D12) resulta 30

MES(FECHA)

Provee el mes de determinada fecha.

=MES("12/3/93") resulta 3

=MES(FECHA(93; 3; 13)) resulta 3.

PI()

Provee el valor aproximado del número PI: p=3,14159...

=COS(60*PI()/180) resulta 0,5 (coseno de 60 grados)

BUSCARH(busca; RANGO; FILA) y BUSCARV(busca; RANGO; columna)

Las funciones BUSCARH (busca horizontal o por FILAS) e BUSCARV (busca vertical o por columnas) realizan búsquedas de valores dentro de las celdas de determinado rango.

Valor_buscado: valor de búsqueda en la primera fila/columna del rango;

Matríz_buscar_en: referencia al rango (coordenadas) donde será hecha la búsqueda;

Indicador_finla/coluna: número de la fila/columna donde se desea leer el valor investigado en el rango.

Usando la función BUSCARH, la primera fila del rango referido es la fila en la cual será investigado el valor de búsqueda. Encontrada la columna donde está el valor de búsqueda, la función provee el valor de la fila donde se desea leer el valor. La fila de código es designada por 0, la próxima fila por 1, y así sucesivamente. Con BUSCARV la búsqueda ocurre en la primera columna del rango de celdas referido por el argumento rango.

Figura 15 Ejemplo de aplicación de la función Interna BUSCARV.

Figura 16 Hoja anterior con la opción de Herramientas, Opción, Ver, Mostrar fórmulas Activada.

RAIZ(valor)

Provee la raíz cuadrada de un valor positivo.

=RAIZ(4) resulta 2.

SI(condición; verdadero; falso)

La función SI() provee el resultado del argumento verdadero si la condición fuese convalidada como verdadera (condición resulta 1) e el resultado del argumento falso se a condición fuese convalidada como falsa (condición resulta 0).

=SI(1;2;3) resulta 2

=SI(0;2;3) resulta 3

Si la celda D10 contiene el valor 0 o está vacía, entonces:

=SI(D10<>0;1/D10;#¡DIV/0!) resulta #¡DIV/0!

SUMA(X₁ ;X₂ ; ...;X_n )

Provee la suma de los valores referidos por los argumentos x 1 a x n .

=SUMA(1; 2; 3) resulta 6

VARP(X₁ ;X₂ ; ...;X_n )

Calcula la varianza de la población de los valores referidos en los argumentos X₁ a X_n. La varianza es una medida estadística de la dispersión de valores en torno de la media. La raíz cuadrada de la varianza de la población es el desvío – Estándar de la población. Celdas referidas aisladamente (A1, B12 etc.) son siempre contabilizadas en el cálculo, aunque estén vacías.

=VAR(200; 200; 200) resulta 0

=VAR(1; 2; 3) resulta [(1-2

)^2+(2-2)^2+(3-2)^2]/3=2/3=0,6666...

VERDADERO()

Provee el valor 1. Utilice esta función para hacer las fórmulas mas legibles.

=SI(A1=10;VERDADERO();FALSO()) resulta 1 si A1 contiene el valor 10.

REFLEXION

las funciones de esxel  son  muy utiles ya que  nos ahorra  tiempo  i  esfuerso  ya que las funciones   realisan cososas  sorprendentes  ..